De kosten van een werknemer bestaan uit meer dan het brutoloon. Als werkgever betaal je ook vakantiegeld, sociale premies, pensioen en soms een vergoeding voor reizen of thuiswerken. Samen vormen deze bedragen de loonkosten werkgever.
De werkgeverskosten per maand hangen af van het salaris, de arbeidsovereenkomst en de geldende cao. Ook pensioenafspraken, verzekeringen en secundaire arbeidsvoorwaarden hebben invloed. Daardoor verschilt de kosten werknemer per situatie.
Voor een betrouwbare berekening verzamel je eerst alle kosten op jaarbasis. Daarna deel je het totaal door twaalf. Zo krijg je een realistisch gemiddeld maandbedrag voor de totale personeelskosten. Een handige berekening van personeelskosten helpt je om geen belangrijke posten over het hoofd te zien.
Wettelijke premies en percentages kunnen elk jaar veranderen. Controleer daarom de actuele gegevens bij de Belastingdienst, het UWV en de pensioenuitvoerder. Zo blijft je begroting voor de loonkosten werkgever zo nauwkeurig mogelijk.
De kosten werknemer per maand berekenen
Je start met het brutoloon uit de arbeidsovereenkomst. Dat bedrag vormt de basis voor de maandelijkse loonkosten. Neem daarna alle bedragen mee die je als werkgever voor deze werknemer betaalt.
Het brutoloon als uitgangspunt
Bij salaris berekenen werkgever gebruik je het vaste brutoloon per maand. Een brutoloon werknemer van € 3.500 levert een jaarloon op van € 42.000. Tel vaste vergoedingen, werkgeverspremies en pensioenbijdragen bij dit bedrag op.
Werk met een jaarberekening. Zo zie je beter welke kosten door het jaar heen ontstaan. Deel het jaarbedrag daarna door twaalf voor een gemiddelde maandlast.
Vakantiegeld, vakantiedagen en verlof meenemen
Het vakantiegeld werkgever bedraagt minimaal 8 procent van het brutoloon. Bij een jaarloon van € 42.000 is dat € 3.360. Een cao of arbeidsovereenkomst kan een hoger percentage bepalen.
Neem de waarde van betaalde vakantiedagen, feestdagen en kortdurend verlof mee. Je betaalt het loon tijdens deze uren, terwijl er geen directe werkprestatie tegenover staat. Dit geldt voor alle vaste verlofuren.
Voorbeeldberekening van de maandelijkse werkgeverskosten
Stel dat je uitgaat van € 3.500 brutoloon per maand. De jaarberekening kan er als volgt uitzien:
- Brutoloon: € 42.000
- Vakantiegeld van 8 procent: € 3.360
- Werkgeverspremies en pensioen: € 10.500
- Vaste vergoeding: € 600
Het geschatte jaarbedrag is € 56.460. De gemiddelde werkgeverslast komt daarmee uit op € 4.705 per maand. Gebruik voor je maandelijkse cashflow-analyse een reserve van één tot drie maanden aan vaste lasten.
De exacte uitkomst hangt af van de premiegroepen, sector, leeftijd, contractvorm en arbeidsvoorwaarden. Controleer per werknemer de cao en je loonadministratie.
Welke werkgeverslasten komen boven op het salaris?
Het brutoloon is slechts het begin van je begroting. De werkgeverslasten bestaan uit kosten die je boven op het salaris betaalt, zoals premies voor werknemersverzekeringen, de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet en pensioenpremies.
Tel daar vakantiegeld, betaalde vakantiedagen en verplichtingen uit de cao bij op. Sectorale fondsen en verplichte regelingen kunnen het bedrag verder verhogen. Controleer deze voorwaarden voordat je een arbeidsovereenkomst opstelt.
Bij loonkosten inclusief premies horen soms vaste reiskosten- en thuiswerkvergoedingen. Je kunt daarnaast kosten krijgen voor opleidingen, bedrijfskleding, een arbodienst en verzuimbegeleiding. Wie met payroll werkt, vindt een overzicht van deze aanpak bij payroll voor kleine bedrijven.
Maak bij het budget onderscheid tussen directe en algemene kosten. Een pensioenpremie of laptop is meestal aan één medewerker toe te rekenen. Kosten voor HR-software, salarisadministratie en arbodienstverlening verdeel je vaak over meerdere medewerkers.
- Directe kosten: loon, vakantiegeld, pensioen en vergoedingen.
- Algemene kosten: administratie, software, opleidingen en arbodienst.
- Sectorale kosten: cao-fondsen, scholingsfondsen en verplichte verzekeringen.
Voor een eerste raming kun je een opslagpercentage op het brutoloon gebruiken. Zo krijg je snel zicht op de personeelskosten. Bij personeelskosten berekenen blijft een actuele loonadministratie nodig, omdat premies, cao-afspraken en vergoedingen per medewerker kunnen verschillen.
Leg per medewerker vast welke kosten gelden en welke kosten je verdeelt. Zo zie je beter wat de werkgever totale kosten zijn en voorkom je dat kosten boven op salaris buiten beeld blijven.
Belastingen, premies en verzekeringen voor werkgevers
Als werkgever houd je loonheffingen in op het salaris. Je draagt deze af aan de Belastingdienst. Verschillende werkgeverslasten betaal je zelf. Ze komen boven op het brutoloon en horen bij een goede berekening van de personeelskosten.
Premies voor sociale verzekeringen
De sociale verzekeringen werkgever bestaan uit premies voor de WW, WAO of WIA en Ziektewet. Deze premies dekken risico’s rond werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en ziekte. Je betaalt een deel via de loonadministratie.
Het bedrag hangt af van de sectorindeling, de grootte van je organisatie en de aard van het dienstverband. Een tijdelijk contract kan een ander premiepercentage hebben dan een vast contract. Controleer de actuele percentages bij je loonadministrateur of salarissoftware.
De werkgeversheffing Zorgverzekeringswet
Voor de Zorgverzekeringswet betaal je meestal een werkgeversheffing Zvw. De heffing wordt berekend over het loon tot het wettelijke maximumbijdrageloon. Het percentage en de inkomensgrens worden elk jaar vastgesteld.
Het loon van je werknemer bepaalt de hoogte van de heffing. Bij een hoog salaris kan het maximumbijdrageloon snel worden bereikt. Neem de jaarlijkse grens mee in je begroting.
Pensioenpremies en cao-verplichtingen
Een pensioenpremie werkgever kan verplicht zijn. Dit geldt wanneer je bedrijf onder een bedrijfstakpensioenfonds valt. De verplichting kan ook volgen uit een cao. Voorbeelden zijn Pensioenfonds Zorg en Welzijn en het Pensioenfonds Metaal en Techniek.
Controleer bij de start van een dienstverband welke cao verplichtingen voor jouw bedrijf gelden. De premie wordt vaak verdeeld tussen jou en je werknemer. Jouw werkgeversdeel hoort bij de totale kosten per werknemer.
Verzuimverzekering en andere personeelsverzekeringen
In Nederland moet je bij ziekte maximaal 104 weken loon doorbetalen. Een verzuimverzekering kan een deel van dit financiële risico opvangen. De premie hangt af van de loonsom, het verzuim in je bedrijf en de gekozen dekking.
Je kunt een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven afsluiten. Een collectieve ongevallenverzekering kan passende dekking bieden bij een ongeval tijdens het werk. Een actief arbobeleid helpt om verzuim te beperken en ondersteunt een veilige werkomgeving.
Extra kosten die je als werkgever moet begroten
Niet alle extra personeelskosten staan op de loonstrook. Denk aan een laptop, telefoon, werkplek, software en reiskosten. Ook een thuiswerkvergoeding, maaltijden en bedrijfskleding kunnen deel uitmaken van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Neem deze posten mee in je berekening per maand.
Daarnaast betaal je vaak voor werving, sollicitatiegesprekken en onboarding. Een leidinggevende besteedt tijd aan uitleg, begeleiding en controle. Ook het opleidingskosten werknemer-budget hoort in je begroting. Externe HR-diensten kunnen hierbij helpen, bijvoorbeeld bij werving, payroll of verzuimbegeleiding via HR-ondersteuning voor personeelsgroei.
Houd ook rekening met arbodienstverlening, preventiemedewerkers, periodieke keuringen en verplichte opleidingen. Deze arbokosten werkgever ondersteunen een veilige werkplek en helpen risico’s beperken. Reserveer daarnaast geld voor ziekte, verlof, tijdelijke vervanging en personeelsverloop.
Tel alle jaarlijkse kosten bij elkaar op en vergelijk ze met het aantal productieve uren. Zo bereken je de werkelijke kostprijs per productief uur. Deze uitkomst geeft je een beter beeld van je personeelsbudget en helpt bij keuzes over aannemen, uitbesteden of inhuren.
